Ein Grundwert des SK-Prinzips lautet: „Entscheidend sind die Betroffenen. Ihnen wird eine situationsgerechte Mitwirkung ermöglicht.“ Doch was genau bedeutet das? Jede Organisation folgt – mehr oder weniger bewusst – bestimmten Beteiligungsmustern. Ähnlich wie man nicht nicht kommunizieren kann, zeigt auch eine Organisation immer ein Verhalten in Bezug auf Beteiligung. Ein Muster besteht auch dann, wenn es „gar keine Beteiligung – alles wird im Einzelentscheid entschieden“ heißt, oder „alle entscheiden immer alles“. Zwischen diesen Extremen gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten, Beteiligungsprozesse zu gestalten – situativ und/oder strukturell. Deswegen lohnt es sich, diesen abstrakten Begriff der Beteiligungsstrategie in zwei Ebenen aufzufächern: Beteiligungsarchitektur und Beteiligungsdesign.

Beispiel 1: Eine mittelständische Organisation, die psychosoziale Dienste anbot, war in den letzten Jahren stark gewachsen. Sie kamen aus einer Zeit, in der es einfach war, alles miteinander zu besprechen und zu beschließen. Machtsensibilisierung, Anti-Diskriminierung und Beteiligung waren wichtige Werte. Als sie durch ihr Wachstum genötigt eine Management-Ebene etablierten, wurden die Kreise derjenigen, mit denen man alles besprach, größer, die Diskussionen wurden länger und immer noch sollten/wollten alle bereden. So lange, bis aus einer wichtigen Entscheidung eine dringende wurde und die Geschäftsführung sich gezwungen sah, nun schnell eine Entscheidung im Alleingang zu treffen. Dies frustrierte alle. Die Beteiligungsarchitektur/Entscheidungsarchitektur war veraltet und entsprach den neuen Strukturen nicht mehr.

Beispiel 2: Ich begleite eine Schule, die von einem Elternverein getragen wird. Ein Jahr lang haben wir gemeinsam mit Strategiegruppe und Beteiligungs-AG daran gearbeitet, Eltern einzubinden und Lehrkräfte sinnvoll zu beteiligen – mit dem Ziel, weichenstellende Entscheidungen für die Zukunft der Schule so vorzubereiten, dass sie am Ende auf der Generalversammlung tragfähig verabschiedet werden konnten. Der Weg dorthin war alles andere als glatt: mal schleppend, mal hektisch – für ehrenamtliche, Kontexte mit freiwilligem unbezahlten Engagement oft Alltag. Aber der Aufwand hat sich gelohnt: Die zentralen Beschlüsse wurden auf den Weg gebracht, und die Schule hat dabei nicht nur Inhalte geklärt – sie ist auch aufmerksamer für ihre Baustellen beim Thema Entscheidungsfähigkeit geworden. Als Fazit beschlossen sie, ihre Entscheidungs- und Beteiligungsmuster dauerhaft zu stärken – also auf struktureller Ebene zu verbessern (Beteiligungsarchitektur). Für wiederkehrende oder besonders kritische Fälle wollten sie außerdem mit Beteiligungs-Blaupausen arbeiten: Designs, die zur verfügbaren Zeit und zur Relevanz eines Themas passen, ohne jedes Mal bei Null zu beginnen (Beteiligungsdesigns).

Bevor wir nun weitergehen, definieren wir diese beiden Begriffe noch einmal bewusst – nicht weil sie getrennt sind, sondern weil man sie getrennt denken muss, um sie gut zu gestalten.

Beteiligungsarchitektur

Beteiligungsarchitektur ist häufig in die Ablauf- und Aufbauorganisation eingebettet und steht damit in Beziehung zu dem, was Organisationen oft als Governance bezeichnen. Governance liefert den formalen Rahmen; Beteiligungsarchitektur übersetzt ihn in einen konkreten Möglichkeitsraum für Beteiligung – und Beteiligungsdesign macht ihn in der Praxis wirksam.

Beteiligungsarchitektur erweitert klassische Entscheidungsarchitektur um eine Frage, die in der Praxis oft über Erfolg oder Frust entscheidet: nicht nur wer am Ende entscheidet, sondern auch wer an der Lösung mitdenkt und mitentwickelt.

Sie klärt damit drei Kernfragen: Wer denkt mit? Wer entwickelt Optionen? Wer bewertet und entscheidet?

Kurz: Sie beschreibt den Möglichkeitsraum, in dem Beteiligung überhaupt stattfinden kann – also: was entschieden wird, wer beteiligt ist und mit welchem Mandat (Entscheidungsrecht, Mitgestaltung, Konsultation etc.).

Und sie tut das, ohne schon festzulegen,

• wie genau gearbeitet wird,
• welche Methode eingesetzt wird,
• welche Dramaturgie der Prozess hat.

Beteiligungsarchitektur schafft Klarheit über Zuständigkeit – nicht automatisch über Vorgehen.

Beteiligungsdesign

Beteiligungsdesign ist die Ebene, auf der Beteiligung „passiert“: Es beschreibt die bewusste Gestaltung eines konkreten Beteiligungsverfahrens – vom ersten Erkennen eines Entscheidungsbedarfs bis zur verbindlichen Entscheidung (und ihrer Umsetzbarkeit).

Es richtet den Blick auf Fragen wie:

• Welche Phasen und Schritte braucht dieser Prozess – und wer wird wann mit welchem Mandat ein- oder wieder ausgebunden?
• Welche Methoden und Formate machen den Prozess transparent, effizient und umsetzbar?

Beteiligungsdesign umfasst zum Beispiel:

• die Fragestellung(en),
• die Schrittfolge und Dramaturgie,
• passende Methoden, Werkzeuge und Hilfsmittel.

Diese konkrete Ausgestaltung berücksichtigt immer auch Betroffene bzw. Zielgruppe, Dynamik, Zeit, Ressourcen und Rahmenbedingungen. Sie bewegt sich innerhalb der Beteiligungsarchitektur.

Kurz zusammengefasst

• Beteiligungsarchitektur beschreibt den strukturellen Rahmen von Beteiligung: Wer ist bei welchen Entscheidungen in welcher Rolle beteiligt?
• Sie schafft Klarheit über Zuständigkeiten, Mandate und Entscheidungslogiken – unabhängig von konkreten Methoden.
• Beteiligungsdesign gestaltet konkrete Beteiligungsprozesse innerhalb dieses Rahmens.
• Es übersetzt Architektur in Praxis: mit passenden Fragen, Abläufen, Methoden und Dramaturgien.

Während die Architektur sagt, worin Beteiligung möglich ist, sorgt Design dafür, wie sie konkret tatsächlich gelingt. Man könnte auch sagen: Beteiligungsarchitektur ist der Bauplan – Beteiligungsdesign der Innenausbau.

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